Debiteurenbeheer is een belangrijk onderdeel van uw bedrijfsvoering. Met een goed debiteurenbeheer versterkt u op een effectieve wijze de financiële positie van uw bedrijf. Daarom delen wij graag onze eigen ervaringen en procedures op dit gebied met u!
Een goed debiteurenbeheer
Herkent u dit? U doet goede zaken, de kosten zijn onder controle. Toch geeft de bankstand aan dat het niet lekker loopt. Uw debiteurenstand is te hoog. Opdrachtgevers betalen niet of veel later. En dat gaat ten koste van uw bedrijf. U kunt hier wel degelijk iets aan doen.
Op naar een goed debiteurenbeheer
Er zijn verschillende vormen en processen om uw debiteurenbeheer beter te laten verlopen:
- Aanmanen
- Inschakelen van een incassobureau/gerechtsdeurwaarder
- Factoring
Aanmanen
Het is nooit leuk om een herinnering of zelfs een aanmaning te versturen naar uw relaties. Toch kan een herinnering wel degelijk bijdragen om uw relatie te ondersteunen en de openstaande factuur weer onder de aandacht te brengen. Indien betaling hierna nog steeds achterwege blijft, mag de toonzetting in de brief wat scherper en spreken we over een aanmaning. Wij hanteren de volgende procedure:
Dag 1: De factuur verzenden met een betalingstermijn van 14 dagen.
Dag 15: Controleren of openstaande vorderingen voldaan zijn of dat er reacties of vragen zijn over de factuur.
Dag 21: Een herinnering versturen om de relatie te attenderen op de openstaande vordering.
Dag 31: Telefonisch contact opnemen over de openstaande vordering.
Dag 38: Een aanmaning versturen naar de relatie. De toonzetting in de brief is scherper en dat mag ook. U heeft uw relatie immers alle gelegenheid gegeven om te betalen.
Dag 48: Wij geven de vordering uit handen aan PVU gerechtsdeurwaarders en incasso.
Door het correct blijven opvolgen van deze procedure is het geen tijdrovende kwestie meer om uw facturen te innen en verschaft het zowel voor u als voor uw relatie duidelijkheid. Hierdoor kunt u zich weer meer bezighouden met uw core business.
En dat werkt een stuk prettiger!
Het inschakelen van een incassobureau/ gerechtsdeurwaarder
Het incassobureau zal na het aannemen van een zaak aanmaningen versturen naar de schuldenaar. Meestal wordt dan alsnog betaald of een betalingsregeling afgesproken.
Als ook dat geen effect heeft, kan tot dagvaarding worden overgegaan door de gerechtsdeurwaarder.
Incassobureau
Voor een bedrijf is het vaak lastig om zelf achter wanbetalers aan te gaan. Te lang uitstaande vorderingen kunnen het voortbestaan van een onderneming serieus bedreigen of zelfs een faillissement veroorzaken. Een incassobureau schrijft wanbetalers aan en neemt telefonisch contact op om een betaling te bevorderen.
Een juiste vervolgstap
U zult zich als ondernemer echter moeten realiseren dat het direct inschakelen van een incassobureau een zodanig ‘hard’ middel is dat het de relatie met uw opdrachtgever kan beschadigen. Als uw vordering ondanks alle toezeggingen en door u gestuurde herinneringen toch niet het gewenste resultaat oplevert, kan het inschakelen van een incassobureau toch een juiste vervolgstap zijn. U heeft immers al schade ondervonden door het uitblijven van de betaling.
PVU
Profectum Financiële Adviseurs werkt samen met PVU gerechtsdeurwaarders en incasso. PVU is hét toonaangevende kantoor voor de advocatuur en het bedrijfsleven in de regio West-Brabant op het gebied van debiteurenbeheer, minnelijke en gerechtelijke incasso en juridische dienstverlening, zowel in binnen- als buitenland.
Factoring
Factoring is een vorm van debiteurenfinanciering waarbij de debiteurenportefeuille wordt uitbesteed aan een extern bedrijf, de factor. Deze factor kan zich beperken tot slechts de financiering van de debiteurenportefeuille. De opdrachtgever kan er ook voor kiezen om het debiteurenbeheer én de incasso uit te besteden aan de factor. De gehele debiteurenadministratie wordt dan overgenomen door de factor.
Bevoorschotting
Het bedrijf dat de debiteurenportefeuille aan de factor overdraagt, dan wel verkoopt, ontvangt daarvoor meestal een percentage van de omzet bij overdracht (het verkoopbedrag minus een percentage voor de factormaatschappij in verband met kosten en rente, maar ook een inhouding om het risico van wanbetaling mee af te dekken).
Dit wordt bevoorschotting genoemd en bedraagt gemiddeld tussen de 80 en 90%. Zodra de debiteur betaald heeft, ontvangt het bedrijf dat zijn debiteuren heeft overgedragen, meestal nog een restbedrag.
Factoring
De factor geeft per debiteur limieten af waarbinnen de aangesloten onderneming kan leveren. De normen zijn doorgaans ruimer dan bij bancaire financieringen. Zo kunnen veelal zonder problemen buitenlandse debiteuren in de dekking worden meegenomen. Naast financiering van debiteuren kan dus ook het beheer van de debiteurenportefeuille aan de factormaatschappij worden overgedragen. Hierdoor is factoring van debiteuren zeer geschikt voor groeiende bedrijven, omdat de omvang van de financiering meegroeit met de omvang van de debiteurenportefeuille. Factoring is overigens door de gerechtsdeurwaarder niet toegestaan. Een gerechtsdeurwaarder mag namelijk geen vorderingen kopen. Wel kan de gerechtsdeurwaarder uw debiteurenbeheer verzorgen.
Contact debiteurenbeheer
Wilt u meer weten over debiteurenbeheer? Neem dan contact op met François Dhaese via 0165 – 39 77 95 of stuur een email naar fdhaese@profectumbv.nl.
